
Do rozplanowania i przypilnowania będzie ogrom mniej i bardziej istotnych spraw, a niestety niedopilnowanie jakiejkolwiek zakończyć się może organizacyjną wpadką. Z tego też powodu organizacją tego typu imprez, szczególnie jeśli będą ona na dużą liczbę osób, zajmować się powinny osoby które mają w tych kwestiach odpowiednie doświadczenie, wtedy będą znacznie większe szanse na to, że wszystko zostanie odpowiednio załatwione (odwiedź stronę tutaj). Z najważniejszych spraw, od jakich w praktyce należy zacząć organizację, jest ustalenie liczby gości i wyszukanie do tego odpowiedniej sali. Ta właśnie kolejność jest o tyle ważna, że wielkość sali powinna być dobrana do liczby uczestników. Za mała sala sprawi, że zwyczajnie będzie niewygodnie i ciasno, za to za duża rozpręży i zdekoncentruje osoby na niej przebywające.
Następną istotną rzeczą będzie wybranie miejsca, w którym organizuje się konferencję. Większe miejscowości kuszą w pierwszej kolejności sporą liczbą sal, czy to przy hotelach czy w niezależnie działających konferencyjnych centrach. Bardzo dużym zainteresowaniem cieszą się także ciche, położone daleko od cywilizacji obiekty – na przykład wielu klientów chętnie wybiera sale konferencyjne nad morzem, gwarantujące nie tylko świetne warunki do zorganizowania spotkania, lecz również relaksujące, spokojne otoczenie – przykładowa oferta: .